秘书处工作制度（完整版）
秘书处工作制度
为规范哈密市橄榄绿应急救援队（以下简称“救援队”）秘书处工作运行机制，明确秘书处岗位职责、工作流程、办事规范、文书管理、会务管理、综合协调、档案管理、日常运维等工作标准，提升队伍规范化、制度化、精细化管理水平，保障理事会、监事会、党支部各项决策部署高效落地，依据《社会团体登记管理条例》《救援队章程》及队内各项管理制度，结合救援队应急救援、志愿服务、日常备勤工作实际，制定本制度。
秘书处是救援队日常综合办事机构、中枢协调机构、文书档案管理机构、督查落实机构。在理事会、理事长领导下开展工作，接受党支部政治引领、监事会监督，统筹负责全队日常行政、会务文秘、上传下达、内外协调、资料归档、制度落实、信息报送、后勤统筹等工作，是保障队伍有序运转、政令畅通、规范治理的核心职能部门。
1. 党建引领、政治合规：严格落实党建工作要求，所有日常工作坚持正确政治方向，服从党支部、理事会统一部署。
2. 严谨规范、依规办事：严格依照章程、制度、会议决议开展工作，流程标准、台账清晰、有据可查。
3. 高效务实、服务队伍：立足应急救援工作特点，快速响应、及时落实、保障一线、服务队员。
4. 客观公正、保密严谨：坚持公开透明、秉公办事，严格落实保密制度，严防信息泄露。
5. 统筹协调、闭环落实：做到事事有对接、件件有落实、项项有台账、全程可追溯。
本制度适用于救援队秘书长、秘书处全体工作人员，涵盖会务管理、文书起草、文件收发、档案管理、信息报送、对外对接、日常考勤、制度督办、资料归档、保密工作、综合后勤协调等全部秘书处工作。
1. 主持秘书处全面工作，统筹制定秘书处年度、季度、月度工作安排，统筹队内日常行政管理工作。
2. 负责落实会员（代表）大会、理事会、党支部各项决议、工作部署，抓好日常督办落实。
3. 牵头起草救援队年度工作总结、年度工作计划、专项工作报告、请示汇报、各类制度文稿。
4. 统筹会务组织，负责理事会、工作例会、专项会议、换届会议的统筹筹备、流程把控、纪要审核。
5. 负责对接上级业务主管单位、民政登记机关、应急管理部门、兄弟公益救援队伍，做好对外联络、信息报送、材料上报工作。
6. 统筹全队档案、文书、印章、公示、信息公开管理工作。
7. 协调队内各小组、各岗位工作衔接，解决日常运行中的衔接问题。
8. 配合监事会开展监督核查、材料调取、台账整理工作。
9. 完成党支部、理事会、理事长交办的其他工作。
1. 协助秘书长开展日常办公、文书录入、资料整理、台账更新、会议记录、档案归档。
2. 负责日常通知下发、人员统计、活动报备、信息汇总、数据统计。
3. 负责各类文件、制度、会议纪要、公示材料、报备资料的分类整理、保存、更新。
4. 配合开展队员管理、考勤统计、活动纪实、材料留存工作。
5. 做好日常办公环境卫生、资料保管、设备维护等后勤辅助工作。
6. 完成秘书长交办的各项临时性工作。
秘书处统一负责全队各类会议的筹备、通知、签到、记录、纪要、归档全流程工作，包括：党支部会议、理事会会议、监事会会议、全体队员大会、工作例会、专项工作会议、换届会议等。
1. 根据会议安排，提前发布会议通知，明确时间、地点、参会人员、会议议题、注意事项。
2. 收集整理会议议题、汇报材料、制度草案、表决材料等会议资料。
3. 布置会场、准备签到表、表决票、记录本、影像拍摄设备。
4. 统计参会人员、提醒参会人员准时到会。
1. 严格做好参会签到，杜绝代签、漏签。
2. 全程做好会议记录，真实完整记录会议议程、发言要点、讨论内容、表决情况、决议事项。
3. 做好会议影像留存，保证会议全程纪实。
4. 配合主持人维持会场秩序，保障会议顺利开展。
1. 会后1—3个工作日内整理、审核、定稿正式会议纪要，经主持人签字确认后归档。
2. 梳理会议决议事项，建立任务落实清单，明确责任岗位、完成时限。
3. 跟踪督办决议落实进度，在下一次会议上统一汇报落实情况。
4. 全套会议资料（通知、签到、材料、影像、纪要、表决表）统一归档留存。
1. 救援队所有正式文件、制度、通知、公示、报告、总结、请示、方案均由秘书处统一规范起草、统一格式、统一编号。
2. 文稿内容必须真实准确、表述严谨、逻辑清晰、合规合法，杜绝错漏、虚假、不规范表述。
3. 重要文稿须经秘书长审核、理事长审定、党支部把关后方可印发、上报、公示。
1. 上级下发文件、部门函件、通知由秘书处统一接收、登记、传阅、落实、归档。
2. 队内对外发文、报送材料、请示报告由秘书处统一登记、编号、留存底稿。
3. 所有文件实行收文登记、发文登记、阅办登记、办结归档闭环管理。
秘书处负责全队综合档案统一管理，包含：资质证照档案、章程制度档案、党建档案、理事会监事会治理档案、会议纪要档案、队员信息档案、活动纪实档案、救援任务档案、培训训练档案、财务公示档案、对外合作档案、上报报备档案、评优表彰档案等。
1. 实行分类建档、专柜存放、专人管理，纸质档案与电子档案同步留存、双向备份。
2. 所有资料做到及时整理、及时归档、连续完整、无缺失、无遗漏。
3. 建立档案借阅、查阅登记制度，严禁私自外借、私自拷贝、私自删除队内档案资料。
4. 涉密资料、内部未公开资料严格保密，不得随意传播、转发。
秘书处持续动态更新各类基础台账，确保数据真实、信息最新，主要包括：队员花名册、党员台账、骨干台账、会议台账、活动台账、训练台账、救援任务台账、物资设备台账、制度更新台账、问题整改台账、上报材料台账等。
1. 按照上级部门要求，按时报送工作总结、工作计划、活动信息、简报、台账资料、年检材料、换届材料、党建材料等各类报表及文本资料。
2. 对重大救援任务、大型公益活动、重点工作动态，及时整理简报、纪实材料，做到活动有记录、事后有总结、上报有材料。
3. 所有上报材料必须严格审核，确保真实、准确、规范、合规。
1. 秘书处统一对接属地应急、民政、文旅、街道社区、乡镇、学校、企业等单位，做好日常联络、业务对接、活动报备、工作配合。
2. 统一对接兄弟救援队伍、社会组织，做好交流学习、联合演练、联合救援对接工作。
3. 对外发言、对外答复、对外材料报送统一口径，杜绝随意对外表态、随意发布未经核实信息。
1. 秘书处负责对党支部、理事会决议、年度计划、重点工作、专项任务进行全程督办。
2. 建立督办清单，明确任务内容、责任人员、完成时限、进度情况。
3. 对拖延、滞后、落实不到位的工作及时提醒、通报，督促限期整改。
4. 定期汇总重点工作落实情况，向理事会、党支部汇报。
秘书处协助负责人管理队伍公章、业务章，严格执行用章登记、审批制度，无审批、无登记不得私自用章，确保印章使用合规、可追溯、零风险。
队内制度、会议决议、人事变动、评优结果、财务公示、重大事项、活动安排等需要公开的内容，由秘书处统一整理、统一公示、统一留存公示截图及记录，保障队伍公开透明运行。
1. 秘书处工作人员必须坚守岗位、认真履职、严谨细致、服从安排。
2. 严格遵守队伍各项规章制度，维护队伍形象，不传播负面言论、不制造内部矛盾。
3. 文稿撰写、资料整理、数据统计必须严谨负责，杜绝敷衍应付、粗心出错。
4. 积极配合各部门、各小组开展工作，做好服务保障、衔接协调。
1. 严格保守队内内部会议内容、未公开决策、队员隐私、台账数据、涉密材料。
2. 严禁私自转发、外传、截图、拷贝内部涉密资料。
3. 对外宣传、对外发布信息必须审核把关，严禁私自对外发布队伍内部信息。
秘书处自觉接受党支部政治监督、理事会工作监督、监事会合规监督，积极配合各类督查、检查、审计、核查工作，及时提供台账资料、如实说明情况、按时落实整改。
对上级检查、内部自查、监事会督查发现的问题，秘书处牵头整理整改台账、制定整改措施、落实整改工作、报送整改结果，做到闭环管理。
第二十五条 本制度由哈密市橄榄绿应急救援队秘书处、理事会共同负责解释。
第二十六条 本制度根据上级政策、行业规范及队伍发展实际适时修订。
